Bolton — Drukwerk, uniek als een vingerafdruk

Korte checklist voor evenementen

HOOFDLIJNEN VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT

6 maanden vooraf:


  • Concept bedenken
  • Geschikte locatie zoeken
  • Nodige materialen aanvragen (discobar, geluid, licht, podia, stoelen, tafels, kookmateriaal, servies, bestek, tenten, sportmateriaal etc.)
  • Gezelschappen, deejays, animatoren etc. contacteren
  • Toelating openluchtactiviteiten aanvragen aan het gemeentebestuur

4 maanden vooraf:


  • Tapvergunning(en) aanvragen
  • Vergunning voor verkoop van voedingsmiddelen aanvragen
  • Sponsors zoeken
  • Catering contacteren
  • Contracten met gezelschappen, deejays, animatoren etc. nagaan
  • Veiligheidsplan opstellen
  • Promotieplan opstellen

3 maanden vooraf:


  • Drukwerk maken (affiches, entreekaarten, strooifolders etc.)
  • Verzekeringen afsluiten
  • Plaatsing infoborden aanvragen
  • Plaatsing waterpijpen aanvragen
  • Elektriciteitsgebruik aanvragen
  • Uniform medewerkers aanmaken
  • Milieuactieplan opstellen

2 maanden vooraf:


  • Affiches plakken en verdelen
  • Infoborden aanmaken en bezorgen
  • Kaartenverkoop starten
  • EHBO koffers aanvragen / Rode kruis contacteren
  • Toiletten voorzien
  • Brouwer contacteren (drank, bekers, glazen, koelkasten)
  • Medewerkers zoeken
  • Verkeersvrij maken straat/parking aanvragen
  • Toezicht stadswachters of politie aanvragen
  • Vuilbakken / reinigingen aanvragen

1 maand vooraf:


  • Het evenement melden aan het gemeentebestuur
  • Pers contacteren
  • Taakverdeling opstellen
  • Strooifolders verdelen
  • Groepen, deejay, animatoren etc. contacten voor laatste afspraken
  • Buurtbewoners verwittigen
  • Nodige kopieën maken (prijslijst, menu's, drankbonnen etc.)
  • Bank contacten i.v.m. gebruik nachtkluis

1 à 2 dagen vooraf:


  • Wisselgeld voorzien
  • Ontleend materiaal afhalen
  • Voorverkoop afrekenen
  • Zaal/ locatie/ tent klaarzetten
  • Barmateriaal, vuilzakken etc. voorzien
  • Catering voorzien
  • Wegwijzers hangen
  • Nodige aankopen doen (catering)

Nadien:


  • Opruimen (zaal, omgeving)
  • Infoborden afhalen
  • Vuilzakken wegbrengen
  • Afrekenen (zaal, dj, drank, groep, materiaal, drukwerk, verzekering etc.)
  • Evaluatie
  • Ontleend materiaal terugbezorgen
  • Bewegwijzering verwijderen
  • Medewerkers bedanken

 

FTP Zone

Quick links

Actie van de maand

Bolton | Bauwenplaats 17, 9300 Aalst | T: +32(0)53 77 75 70 | patrick@bolton.be