Bolton — Drukwerk, uniek als een vingerafdruk

Korte checklist voor evenementen

HOOFDLIJNEN VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT

6 maanden vooraf:

• Concept bedenken
• Geschikte locatie zoeken
• Nodige materialen aanvragen (discobar, geluid, licht, podia, stoelen, tafels, kookmateriaal, servies, bestek, tenten, sportmateriaal etc.)
• Gezelschappen, deejays, animatoren etc. contacteren
• Toelating openluchtactiviteiten aanvragen aan het gemeentebestuur

4 maanden vooraf:

• Tapvergunning(en) aanvragen
• Vergunning voor verkoop van voedingsmiddelen aanvragen
• Sponsors zoeken
• Catering contacteren
• Contracten met gezelschappen, deejays, animatoren etc. nagaan
• Veiligheidsplan opstellen
• Promotieplan opstellen

3 maanden vooraf:

• Drukwerk maken (affiches, entreekaarten, strooifolders etc.)
• Verzekeringen afsluiten
• Plaatsing infoborden aanvragen
• Plaatsing waterpijpen aanvragen
• Elektriciteitsgebruik aanvragen
• Uniform medewerkers aanmaken
• Milieuactieplan opstellen

2 maanden vooraf:

• Affiches plakken en verdelen
• Infoborden aanmaken en bezorgen
• Kaartenverkoop starten
• EHBO koffers aanvragen / Rode kruis contacteren
• Toiletten voorzien
• Brouwer contacteren (drank, bekers, glazen, koelkasten)
• Medewerkers zoeken
• Verkeersvrij maken straat/parking aanvragen
• Toezicht stadswachters of politie aanvragen
• Vuilbakken / reinigingen aanvragen

1 maand vooraf:

• Het evenement melden aan het gemeentebestuur
• Pers contacteren
• Taakverdeling opstellen
• Strooifolders verdelen
• Groepen, deejay, animatoren etc. contacten voor laatste afspraken
• Buurtbewoners verwittigen
• Nodige kopieën maken (prijslijst, menu's, drankbonnen etc.)
• Bank contacten i.v.m. gebruik nachtkluis

1 à 2 dagen vooraf:

• Wisselgeld voorzien
• Ontleend materiaal afhalen
• Voorverkoop afrekenen
• Zaal/ locatie/ tent klaarzetten
• Barmateriaal, vuilzakken etc. voorzien
• Catering voorzien
• Wegwijzers hangen
• Nodige aankopen doen (catering)

Nadien:

• Opruimen (zaal, omgeving)
• Infoborden afhalen
• Vuilzakken wegbrengen
• Afrekenen (zaal, dj, drank, groep, materiaal, drukwerk, verzekering etc.)
• Evaluatie
• Ontleend materiaal terugbezorgen
• Bewegwijzering verwijderen
• Medewerkers bedanken